Google Calendar
Статия от Кирил Георгиев и Станислав Танушев
Написана на 10.05.2015 с последна редакция на 19.05.2015
Категория: организация и сътрудничество
Ниво на трудност: ниско
Как Гугъл Календар прави нашия офис по-ефективен
Как да използваме Google Calendar
Google Calendar Ви позволява да разполагате с вашият работен календар, навсякъде и по всяко време. Това би могло да ви спести много време и неудобства. За да може офисът ви да работи пълноценно, е необходимо всеки служител по всяко време да може да провери какви задачи има. Най – добрият и същевременно безплатен вариант за това е Google Calendar.
Как да влезнем:
За да използваме в Google Calendar, първо следва да влезете в сайта на Google Calendar с профила си в Google. Ако нямате профил в Google, можете да си създадете безплатно
Използвайте short-cut бутоните.
Google предоставя дълъг списък с клавиатурни шорткът комбинации (http://windows.microsoft.com/bg-bg/w...cuts=windows-8), чрез които по-бързо да въвеждате и променяте информацията в календара. Управлението в приложението е много по-лесно, като например натискайки “S” програмата ви отвежда в Настройките, “D” , “W” , “M” са комбинации съответно за Ден, Седмица и Месец
и т.н.
2. Въведете часови зони.
Можете да настроите Google Calendar да показва няколко часови зони, което е много удобна функция, ако работите с хора от друга държава, планирате пътувания и т.н. За да активирате опцията, влезте в Settings > General /горе ляво зъбчатото колело/
и там натиснете „Show an additional time zone” /Покажи допълнителни времеви зони/, изберете мястото и натиснете отметката отдолу, за показване на всички часови зони.
3. Добавете националните празници.
В настройките на приложението /зъбчатото колело, описано по-горе/ има специален таб „Calendars”, а в опцията „Browse interesting calendars” има списък с националните празници на голям брой държави /естествено и България/.
Информацията, която ви интересува, може да бъде пренесена в личния ви календар, а там може да се смеси с личния календар или да се гледа отделно /като допълнителен календар/. От менюто си избирате тези допълнителни "интересни" каледнари, които са интересни за Вас - може да не е само един. Освен празниците има и други интересни допълнителни календари – например ако сте запален астролог и знаете, че фазите на луната се отразяват на Вашия бизнес, може да се „абонирате” за следене на фазите на луната от Вашия календа. Може да се абонирате и за „Изгрева на слънцето в София” /или съответно Вашия любим град/, „Звезден календар” и т.н.
4. Променете настройките на табовете.
В горния десен ъгъл се намират няколко бутона, показващи информация за ден, месец и т.н. Един от тях показва въведените данни за следващите 4 дни. Това може да бъде променено от настройките, като срещу Custom view въведете броя дни, за които искате бърз достъп.
Ако използвате календара само за работа, малко по-нагоре от Custom view в настройките се намира опция за изключване на показването на уикендите.
5. Добавете означение за задачи.
В лявото меню, под раздела „My Calendar”, се намират означенията, които може да поставяте. За да въведете задача, изберете „Task” бутона /бутон за Задачи/.Така въвеждате „Задачи”, които после да изпълнявате, за които да получавате напомняния, ... е ако трябва и които може да разсрочите.За всеки от избраните календари, както и за „Задачите” може да изберете отделен цвят. Така, когато гледате комбиниран календар визуално по-лесно се ориентирате какво ви чака за съответния ден.
6. Споделете календара.
Можете да споделите вашият Google Calendar чрез имейл. Влезте в настройките (чрез натискане на “S”) -> Calendars таб и изберете "Share this calendar", разположено в дясно. След споделяне, можете да дадете позволение на някой да редактира информацията вътре, да въвежда нови събития и да прави промени.
Така двама или повече хора, работите по един календар. Вие давате правата на всеки участник. Чудесно е за работа в екип с някой. Естествено, споделянето на календари е индивидуално – например може да споделите личния си календар с жена си, а работния календар – с колегите ... и може да имате трети, който да не споделите с никой.
7. Имейл известия.
Google Calendars може да бъде настроен да изпраща ежедневно известия на имейла за въведените събития и задачи през деня Settings-> Calendars таб -> в средата в дясно има линк “Reminders and Notifications”, откъдето могат да бъдат настроени всички известия.
Съответно може да настроите известията да се получават на електронна поща или на мобилното ви устройство – например телефон. За целта, само трябва да си свалите приложението за Вашия телефон и да ги синхронизирате с компютъра си и да отметнете съответните опции.
8. Използвайте Quick Add.
„Quick Add” е много удобна функция за бързо въвеждане на ново събитие или бележка. Можете да я използвате като кликнете върху стрелката до червения бутон „Create” в ляво.
9. Използвайте търсачката.
Използвайте всички опции за търсене, за да намерите по-бързо информацията, която желаете. Стрелката до полето за търсене представлява разширение, в което можете да въведете какво търсите, кога, къде, дата и т.н.
10. Покани за дадено събитие
Организирали сте среща. Явно ще трябва да присъства и някой още. След като въведете срещата в каледара, можете да поканите с електронно съобщение съответния/ите участник/ици. Това може да направите като влезнете в режим редакция на въведено събитие - кликвате върху събитието и после върху „Edit event”
Вдясно в средата поканвате гости “Add guests”, като в прозорчето трябва да впишете електронната поща на съответния поканен.
Не е необходимо поканеният да е по какъвто и да било начин свързан с Гугъл – просто нормален имейл адрес. Поканеният ще получи съобщение за предложената среща, на което той може да отметне „приемам”, „може би” или „отхвърлям”. Тази отметка пък се връща към Гугъл Календара със съответната информация и се отразява във Вашето първоначално събитие. Необходима е само малко дисциплина от реципиента – някой хора просто не се сещат да реагират на съобщението. Може да каните колкото си искате участници. След като въведете имейла на поканените, не забравяйте да натиснете Save /горе ляво/, за да запазите промените и изпратите поканите.
Приятно организиране!
Други статии за повишаване на ефективността:
Google Drive
Google Key Words
GMail
Статия от Кирил Георгиев и Станислав Танушев
Написана на 10.05.2015 с последна редакция на 19.05.2015
Категория: организация и сътрудничество
Ниво на трудност: ниско
Как Гугъл Календар прави нашия офис по-ефективен
- Лесно се синхронизира с телефона /... е трябва да е от умните телефони/
Защо това е ефективно: на компютъра си поддържате календара, а в джоба си имате всичко необходимо, като обратно от телефона лесно добавяте срещи и ангажименти, които после допълвате, разсрочвате и т.н. на компютъра си; - Представлява добро място за планиране
Защо това е ефективно: имаме достъп от всякакви устройства до нашия календар, което значи, че лесно добавяме, разширяваме информацията, променяме и въобще всичко необходимо за планиране; - Помага ни да организираме срещи
Защо това е ефективно: след като насрочим дадена среща, от Гугъл Календар може направо да поканим тези, които бихме искали да присъстват. Нещо повече, те могат да потвърдят присъствие или ...да откажат, което се отразява в присъстващите на нашата среща /в календара/; - Може да съберете всички необходими данни на едно място
Защо това е ефективно: няма да пропуснете нищо – имена, телефони, време, продължителност, електронна поща, адрес и всякакви бележки, които бихме искали да добавим; - Лесно може да пренасрочвате задачи
Защо това е ефективно: вече няма преписване, просто drag and drop; - Изпраща напомняния
Защо това е ефективно: денят ви започва /стига да го настроите/ със списък на задачите ви за деня, който получавате на вашия телефон /поне аз така съм го настроил/. Следва подсещане определено време преди всеки ангажимент и дори напомняне за пропуснати ангажименти. Все едно, че имате секретарка; - Помага ни да работим в екип
Защо това е ефективно: може да споделим целия календар с някой колега и да се движим синхронизирано - Помага за поддържане на баланса между работата и останалата част от живота ни
Защо това е ефективно: може да въведем много календари, като един да е с работни ангажименти и втори например с лични такива. Така хем знаем кога сме свободни и кога заети, хем можем да разделим ангажиментите си; - Помага за следене на фазите на луната или звездния календар
Защо това е ефективно: ... е тук ще ме разберат само тези, които вярват в астрологията и влиянието на небесните тела върху нашите дела.
Как да използваме Google Calendar
Google Calendar Ви позволява да разполагате с вашият работен календар, навсякъде и по всяко време. Това би могло да ви спести много време и неудобства. За да може офисът ви да работи пълноценно, е необходимо всеки служител по всяко време да може да провери какви задачи има. Най – добрият и същевременно безплатен вариант за това е Google Calendar.
Как да влезнем:
За да използваме в Google Calendar, първо следва да влезете в сайта на Google Calendar с профила си в Google. Ако нямате профил в Google, можете да си създадете безплатно
Използвайте short-cut бутоните.
Google предоставя дълъг списък с клавиатурни шорткът комбинации (http://windows.microsoft.com/bg-bg/w...cuts=windows-8), чрез които по-бързо да въвеждате и променяте информацията в календара. Управлението в приложението е много по-лесно, като например натискайки “S” програмата ви отвежда в Настройките, “D” , “W” , “M” са комбинации съответно за Ден, Седмица и Месец
и т.н.
2. Въведете часови зони.
Можете да настроите Google Calendar да показва няколко часови зони, което е много удобна функция, ако работите с хора от друга държава, планирате пътувания и т.н. За да активирате опцията, влезте в Settings > General /горе ляво зъбчатото колело/
и там натиснете „Show an additional time zone” /Покажи допълнителни времеви зони/, изберете мястото и натиснете отметката отдолу, за показване на всички часови зони.
3. Добавете националните празници.
В настройките на приложението /зъбчатото колело, описано по-горе/ има специален таб „Calendars”, а в опцията „Browse interesting calendars” има списък с националните празници на голям брой държави /естествено и България/.
Информацията, която ви интересува, може да бъде пренесена в личния ви календар, а там може да се смеси с личния календар или да се гледа отделно /като допълнителен календар/. От менюто си избирате тези допълнителни "интересни" каледнари, които са интересни за Вас - може да не е само един. Освен празниците има и други интересни допълнителни календари – например ако сте запален астролог и знаете, че фазите на луната се отразяват на Вашия бизнес, може да се „абонирате” за следене на фазите на луната от Вашия календа. Може да се абонирате и за „Изгрева на слънцето в София” /или съответно Вашия любим град/, „Звезден календар” и т.н.
4. Променете настройките на табовете.
В горния десен ъгъл се намират няколко бутона, показващи информация за ден, месец и т.н. Един от тях показва въведените данни за следващите 4 дни. Това може да бъде променено от настройките, като срещу Custom view въведете броя дни, за които искате бърз достъп.
Ако използвате календара само за работа, малко по-нагоре от Custom view в настройките се намира опция за изключване на показването на уикендите.
5. Добавете означение за задачи.
В лявото меню, под раздела „My Calendar”, се намират означенията, които може да поставяте. За да въведете задача, изберете „Task” бутона /бутон за Задачи/.Така въвеждате „Задачи”, които после да изпълнявате, за които да получавате напомняния, ... е ако трябва и които може да разсрочите.За всеки от избраните календари, както и за „Задачите” може да изберете отделен цвят. Така, когато гледате комбиниран календар визуално по-лесно се ориентирате какво ви чака за съответния ден.
6. Споделете календара.
Можете да споделите вашият Google Calendar чрез имейл. Влезте в настройките (чрез натискане на “S”) -> Calendars таб и изберете "Share this calendar", разположено в дясно. След споделяне, можете да дадете позволение на някой да редактира информацията вътре, да въвежда нови събития и да прави промени.
Така двама или повече хора, работите по един календар. Вие давате правата на всеки участник. Чудесно е за работа в екип с някой. Естествено, споделянето на календари е индивидуално – например може да споделите личния си календар с жена си, а работния календар – с колегите ... и може да имате трети, който да не споделите с никой.
7. Имейл известия.
Google Calendars може да бъде настроен да изпраща ежедневно известия на имейла за въведените събития и задачи през деня Settings-> Calendars таб -> в средата в дясно има линк “Reminders and Notifications”, откъдето могат да бъдат настроени всички известия.
Съответно може да настроите известията да се получават на електронна поща или на мобилното ви устройство – например телефон. За целта, само трябва да си свалите приложението за Вашия телефон и да ги синхронизирате с компютъра си и да отметнете съответните опции.
8. Използвайте Quick Add.
„Quick Add” е много удобна функция за бързо въвеждане на ново събитие или бележка. Можете да я използвате като кликнете върху стрелката до червения бутон „Create” в ляво.
9. Използвайте търсачката.
Използвайте всички опции за търсене, за да намерите по-бързо информацията, която желаете. Стрелката до полето за търсене представлява разширение, в което можете да въведете какво търсите, кога, къде, дата и т.н.
10. Покани за дадено събитие
Организирали сте среща. Явно ще трябва да присъства и някой още. След като въведете срещата в каледара, можете да поканите с електронно съобщение съответния/ите участник/ици. Това може да направите като влезнете в режим редакция на въведено събитие - кликвате върху събитието и после върху „Edit event”
Вдясно в средата поканвате гости “Add guests”, като в прозорчето трябва да впишете електронната поща на съответния поканен.
Не е необходимо поканеният да е по какъвто и да било начин свързан с Гугъл – просто нормален имейл адрес. Поканеният ще получи съобщение за предложената среща, на което той може да отметне „приемам”, „може би” или „отхвърлям”. Тази отметка пък се връща към Гугъл Календара със съответната информация и се отразява във Вашето първоначално събитие. Необходима е само малко дисциплина от реципиента – някой хора просто не се сещат да реагират на съобщението. Може да каните колкото си искате участници. След като въведете имейла на поканените, не забравяйте да натиснете Save /горе ляво/, за да запазите промените и изпратите поканите.
Приятно организиране!
Други статии за повишаване на ефективността:
Google Drive
Google Key Words
GMail
* * *
Прикачени файлове