Встъпителни думи за „Ефективния офис”
От Станислав Танушев
Написана на 09.05.2015 с последна редакция от 09.05.2015
Още в началото искам да кажа, че не съм инженер, не съм ИТ и не съм първа младост /тия дни децата се раждат с познания по информационни технологии/. Когато се стигне до ползване на компютри, таблети и смартфони, аз съм просто един средностатистически потребител, който работи в офис.
Вече две години пиша и редактирам статии за една от най-ефективните форми на финансиране – лизинга. Ясно е, че за една статия е важно съдържанието, но ... дори при отлично съдържание, ако е просто текст, трудно се възприема. Съответно търсех /и продължавам да търся/ все нови апликации/приложения, за да подобря формата. Трябваше да понауча разни неща за това как се поддържа форум в интернет,
как се пише блог,
какво е подкаст
.
Разхождах се из мрежата и разглеждах най-добрите. След това търсех как са постигнали тези добри резултати. Започнах да откривам разни непознати за мен измерения в интернет – нови форми, нови програми, нови апликации, нови подходи, нов маркетинг и ... разбира се мистериозния „облак”.
Така открих
Dropbox, за да мога да прехвърлям особено големи файлове /като снимки/ от компютър на компютър, а и да мога да работя върху нещо, както в работата така и от вкъщи.
После търсех по-голяма безплатно дисково пространство в облака и намерих Google Drive.
След това ми се наложи да работя по една статия с приятел и след като ни омръзна да си препращаме статията напред назад, открихме Google Docs,
където редактирахме статията едновременно от две различни локации. Там пък се оказа, че има безплатни алтернативи /при това хич не лоши/ на целият Microsoft Office. Всяка нова програма или приложение водеше до следващото. Разглеждайки приложенията на Google открих Insigthly – програма за CRM и управление на проекти в едно?!?!
Търсейки алтернатива на една от функциите на Insightly по обработка на електронни пощи, открих MailChimp – с тази програма електронната поща придобива нови измерения. От MailChimp се прехвърлих на WordPress, където може да управлявате своето съдържание в интернет по-лесно и съвсем сам. И още, и още и още много.
ОК – откривах разни приложения, но как да се науча да ги ползвам? ... а и как да открия още такива.
Оказа се, че YouTube върши чудесна работа при намиране на инструкции за ползването на вече откритите полезни приложения. Важно там се оказа познанието на чужд език, като естествено английският силно води. Ами ако някой не знае чужд език? Как да се научи да ползва някои от новите приложения? ОК – има пропуск в наличната информация, ако си любопитен българин, който не знае чужд език. Тук бих могъл да помогна с нещо. Това ме мотивира силно.
Любопитното е, че голяма част от тези нови решения на проблеми и повишаване на ефективността, са съвсем безплатни!
Ако пък има нещо за плащане, то е за по-разширени пакети – повече пространство, повече функционалност, повече ... каквото е приложението на съответната програма.
Друго, което забелязах, е че след като откриех нова програма, започвах да я използвам в нормалния ежедневен офис живот. При това ефективността ми се увеличаваше с всяко ново откритие.
Споделях ги с приятели и колеги – и те ставаха по ефективни в офиса. А приложенията бяха в най-различни сфери: съхранение в облака, управление на проекти, комуникация, екипна работа, календари, създаване на презентации, обучение, управление на клиентски взаимоотношения /CRM/, управление на съдаржание /CMS/ и какво ли още не. Това са само темите, а различните конкуриращи се приложения във всяка от тях са изключително много.
Покрай приложенията пък се натъкнах на информация за хора, които ги ползват. И там бях изненадан - виртуални офиси, виртуални асистенти, виртуялни експерти, фрилансери и платформи за тяхното наемане. Не бях чувал и думите, а се оказа, че в света /според някакво проучване, на което попаднах/ виртуалните експерти са над 25.000.000! Това са доста хора. След като се поразрових на темата се оказа, че това е цула индустрия, свързана с организацията на труда, която се е развила след първоначалната популярност на аустсорстването. Подобно на апликациите и те правят офиса ни по-ефективен.
ОК – има нови приложения, голяма част от тях са безплатни и ни правят по ефективни в офиса /а и извън него/, като дори може да не мърдаме от мястото си, за да стигнем до тях. Има и нов сектор в услугите, който се е посветил на ефективността в чуждите офиси. Това всичко е хубаво. Реших да потърся някъде концентриран преглед на всички тези новости, които ни правят толкова ефективни. Както си му е реда – отидох в търсачката Google и пуснах търсене на „ефективен офис”.
Какво ли намерих? ... ами:
Там се говори само за бизнес, офис, организация и т.н. Със сигурност ще има поне стотина групи, които да търсят нови ефективни офис решения. ... оказах се отново разочарован: ефективни офис мебели, ефективни счетоводни услуги, ефективно управление на хора ... и нито една дискусионна група на тема иновативни приложения и програми, които да ни направят по ефективни.
Може пък да съм сбъркал социалната мрежа – отидох във Facebook.
Нали целия свят е там. Със сигурност ще има други, които се вълнуват от ефективен офис. Пак нищо – офис консумативи, курсове, консултации. Няма дискусия. Няма споделяне на кой какво е открил. Няма безплатни съвети. Странна работа, и явно нов пропуск в мрежата. Нещо като конспирация /шегувам се/. Само хора от ИТ средите си шушукат за разни нови приложения, а стандартните юзъри и не подозират, че тези приложения са съвсем достъпни, доста лесни за работа, направо интуитивни, често безплатни. Някога може и да стигна дотам, че да създам дискусионна група – все пак ще съм „по-ефективен” ако не съм сам. За сега ще използвам съществуващия ми блог – пак може да дискутираме с други, които ги вълнува как да станат по ефективни в офиса, а и извън него.
За начало продължавам с писането на статии. Ще споделя какво съм открил, как то може да ни помогне, как се използва и ако не е безплатно – колко струва. Всеки може да ми пише в блога за проблеми в офиса, на които се търси решение – има шанс някъде в ефира вече да е измислено решението, както и за „открития” на нови ефективни решения, за да ги споделим с други любопитни българи. Поне за начало ще фокусирам върху новите апликации, приложения и програми до които се докоснах и вече използвам. Нататък времето ще покаже.
Приятно четене и прилагане на новостите. Пожелавам Ви да станете по ефективни.
* * *
От Станислав Танушев
Написана на 09.05.2015 с последна редакция от 09.05.2015
Още в началото искам да кажа, че не съм инженер, не съм ИТ и не съм първа младост /тия дни децата се раждат с познания по информационни технологии/. Когато се стигне до ползване на компютри, таблети и смартфони, аз съм просто един средностатистически потребител, който работи в офис.
Вече две години пиша и редактирам статии за една от най-ефективните форми на финансиране – лизинга. Ясно е, че за една статия е важно съдържанието, но ... дори при отлично съдържание, ако е просто текст, трудно се възприема. Съответно търсех /и продължавам да търся/ все нови апликации/приложения, за да подобря формата. Трябваше да понауча разни неща за това как се поддържа форум в интернет,
как се пише блог,
какво е подкаст
.
Разхождах се из мрежата и разглеждах най-добрите. След това търсех как са постигнали тези добри резултати. Започнах да откривам разни непознати за мен измерения в интернет – нови форми, нови програми, нови апликации, нови подходи, нов маркетинг и ... разбира се мистериозния „облак”.
Така открих
Dropbox, за да мога да прехвърлям особено големи файлове /като снимки/ от компютър на компютър, а и да мога да работя върху нещо, както в работата така и от вкъщи.
После търсех по-голяма безплатно дисково пространство в облака и намерих Google Drive.
След това ми се наложи да работя по една статия с приятел и след като ни омръзна да си препращаме статията напред назад, открихме Google Docs,
където редактирахме статията едновременно от две различни локации. Там пък се оказа, че има безплатни алтернативи /при това хич не лоши/ на целият Microsoft Office. Всяка нова програма или приложение водеше до следващото. Разглеждайки приложенията на Google открих Insigthly – програма за CRM и управление на проекти в едно?!?!
Търсейки алтернатива на една от функциите на Insightly по обработка на електронни пощи, открих MailChimp – с тази програма електронната поща придобива нови измерения. От MailChimp се прехвърлих на WordPress, където може да управлявате своето съдържание в интернет по-лесно и съвсем сам. И още, и още и още много.
ОК – откривах разни приложения, но как да се науча да ги ползвам? ... а и как да открия още такива.
Оказа се, че YouTube върши чудесна работа при намиране на инструкции за ползването на вече откритите полезни приложения. Важно там се оказа познанието на чужд език, като естествено английският силно води. Ами ако някой не знае чужд език? Как да се научи да ползва някои от новите приложения? ОК – има пропуск в наличната информация, ако си любопитен българин, който не знае чужд език. Тук бих могъл да помогна с нещо. Това ме мотивира силно.
Любопитното е, че голяма част от тези нови решения на проблеми и повишаване на ефективността, са съвсем безплатни!
Ако пък има нещо за плащане, то е за по-разширени пакети – повече пространство, повече функционалност, повече ... каквото е приложението на съответната програма.
Друго, което забелязах, е че след като откриех нова програма, започвах да я използвам в нормалния ежедневен офис живот. При това ефективността ми се увеличаваше с всяко ново откритие.
Споделях ги с приятели и колеги – и те ставаха по ефективни в офиса. А приложенията бяха в най-различни сфери: съхранение в облака, управление на проекти, комуникация, екипна работа, календари, създаване на презентации, обучение, управление на клиентски взаимоотношения /CRM/, управление на съдаржание /CMS/ и какво ли още не. Това са само темите, а различните конкуриращи се приложения във всяка от тях са изключително много.
Покрай приложенията пък се натъкнах на информация за хора, които ги ползват. И там бях изненадан - виртуални офиси, виртуални асистенти, виртуялни експерти, фрилансери и платформи за тяхното наемане. Не бях чувал и думите, а се оказа, че в света /според някакво проучване, на което попаднах/ виртуалните експерти са над 25.000.000! Това са доста хора. След като се поразрових на темата се оказа, че това е цула индустрия, свързана с организацията на труда, която се е развила след първоначалната популярност на аустсорстването. Подобно на апликациите и те правят офиса ни по-ефективен.
ОК – има нови приложения, голяма част от тях са безплатни и ни правят по ефективни в офиса /а и извън него/, като дори може да не мърдаме от мястото си, за да стигнем до тях. Има и нов сектор в услугите, който се е посветил на ефективността в чуждите офиси. Това всичко е хубаво. Реших да потърся някъде концентриран преглед на всички тези новости, които ни правят толкова ефективни. Както си му е реда – отидох в търсачката Google и пуснах търсене на „ефективен офис”.
Какво ли намерих? ... ами:
- Обучения /но аз не търсех курове, а просто систематизирана информация/;
- Енергийно ефективен офис /тотално не търсех това/;
- Реклами и описания на офис техника, която ни прави ефективни /ама аз търся инфо за софтуеър/;
- Как да работим с компютър /... е това горе долу го знам/;
- Организация на офис пространството, за да е по-ефективен офиса /... започвам да се предавам в моето търсене/;
- Представяния на офис сгради и офиси под наем /... ОК предавам се/.
Там се говори само за бизнес, офис, организация и т.н. Със сигурност ще има поне стотина групи, които да търсят нови ефективни офис решения. ... оказах се отново разочарован: ефективни офис мебели, ефективни счетоводни услуги, ефективно управление на хора ... и нито една дискусионна група на тема иновативни приложения и програми, които да ни направят по ефективни.
Може пък да съм сбъркал социалната мрежа – отидох във Facebook.
Нали целия свят е там. Със сигурност ще има други, които се вълнуват от ефективен офис. Пак нищо – офис консумативи, курсове, консултации. Няма дискусия. Няма споделяне на кой какво е открил. Няма безплатни съвети. Странна работа, и явно нов пропуск в мрежата. Нещо като конспирация /шегувам се/. Само хора от ИТ средите си шушукат за разни нови приложения, а стандартните юзъри и не подозират, че тези приложения са съвсем достъпни, доста лесни за работа, направо интуитивни, често безплатни. Някога може и да стигна дотам, че да създам дискусионна група – все пак ще съм „по-ефективен” ако не съм сам. За сега ще използвам съществуващия ми блог – пак може да дискутираме с други, които ги вълнува как да станат по ефективни в офиса, а и извън него.
За начало продължавам с писането на статии. Ще споделя какво съм открил, как то може да ни помогне, как се използва и ако не е безплатно – колко струва. Всеки може да ми пише в блога за проблеми в офиса, на които се търси решение – има шанс някъде в ефира вече да е измислено решението, както и за „открития” на нови ефективни решения, за да ги споделим с други любопитни българи. Поне за начало ще фокусирам върху новите апликации, приложения и програми до които се докоснах и вече използвам. Нататък времето ще покаже.
Приятно четене и прилагане на новостите. Пожелавам Ви да станете по ефективни.
* * *